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領収書・レシートの整理・整頓の疑問
領収書はすべて必要か、レシートではダメか
ポイント
・領収書の代わりにレシートでも良い
・領収書は品代としてはいけない
・個人のカードで支払った場合は、カード明細書を保管する
会社の経費にする為には領収書が必要だということはご存知と思います。しかし、一つ一つ手書きの領収書をもらうことは大変な手間です。レシートではダメでしょうか。いえ、レシートでも全くかまいません。（１）支払日 （２）支払先 （３）支払金額が分かれば、領収書の代わりになります。しかし、３万円以上であればレシートに印紙を貼ってもらいましょう。レシートの方が細かく品物や単価、人数等が記載されているケースが多くかえって支払内容が分かりやすい場合が多いのです。
むしろ領収書に品代として記載してもらうことはやめてください。これだと何を買ったか分からず、消費税の課税仕入かどうか証明できず、消費税の計算上、会社に不利になる可能性があります。また、平成１８年度の税制改正で「飲食代１人５，０００円未満であれば、交際費課税をしない」となりましたが、領収書には誰と飲食したのかを忘れずに記入しておきましょう。また領収書の宛名が【上様】となっている場合、税務調査官の中には、経費と認めないとする事例もあります。必ず会社名を記載してもらいましょう。
面倒くさい、領収書を失くした等々といった経営者をよく見ますが、一番簡単な解決策は法人カードをつくり、法人カードで支払うことです。ガソリン代・高速代・切符・飛行機代・宿泊費・飲食・本・電話等あらゆるものがカード決済可能となっています。ポイントも溜まり、明細書が毎月詳細に記載され、支払も１５日〜３０日後で、金利も付かず、資金繰りも有利です。カードには飛行機等の損害保険も付いていて経費削減にもなります。
個人のカードを使っても会社の経費として使ったものであればもちろん会社の経費になります。また領収書やレシートは、青色申告の場合、７年間保存する必要があります。
電車代等の領収書がない場合は
ポイント
・電車、バス代はプリペイドカードが便利
・カードは使用した分だけしか経費にならない
・交通費精算書があれば領収書なしでもＯＫ
領収書がもらえない交通費はカードが便利です。現金支払の場合は、交通費精算書が必要です。
電車代やバス代のように領収書がもらえない経費があります。その場合、カードであれば交通経路も記載されているので、買った時の領収書もあり便利です。しかしこの場合、カード購入しただけでは経費になりません。例として、１００万円のカードを期末に買っても使用した分しか経費になりません。この場合の仕訳は、貯蔵品１００万円／現預金１００万円となります。
現金で切符を買った場合は、交通費精算書や出金伝票を作成する必要があります。
「それならデタラメに書いてもいいのでは」という人もいそうですが、事実を書いていないとつじつまが合わなくなりますし、税金を少し得することとは逆に社員の交通費不正取得の方が多くなる心配があります。脱税思考の経営者には横領思考の社員が集まります。
交通費精算書 【出金伝票】
| 日 付 | 業務内容 | 行き先 | 乗り物 | 発〜着 | 片／往 | 金 額 |
| ３／３０ | 商談 | 田中商店 | 半蔵門線 | 渋谷〜半蔵門 | 往復 | ８００円 |
※その他領収書がもらえない場合は
取引先と飲食し、割り勘で支払った場合、領収書を別々にしてくださいとは言いづらいと思います。こんな場合は、出金伝票に、いつ・どこで・だれと飲んで・いくら支払ったかをメモ書きすればかまいません。これを悪用しても、度々あることではありませんが、あまり多く多額となれば反面調査されます。
得意先の冠婚葬祭も領収書をもらえませんが、これは招待状や礼状等を保管してあればＯＫです。しかし、これを経理が悪用して横領したことがありました。チェックを忘れずにしてください。
また、給与の現金支払は原則としてやめて、振込みにしましょう。
《理由》
（１）余計な手間【数える、袋詰め作業】がかかる。
（２）税務署に架空人件費と疑われる。
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